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Assinatura digital agiliza serviços de escritórios

Pessoas e empresas podem utilizar recursos específicos para assinar arquivos digitalmente e com validade jurídica. Escritórios usam essa e outras tecnologias para aprimorar processos


    • São José do Rio Preto
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Perder horas em filas é o que torna as atividades burocráticas um peso na vida cotidiana, isso sem falar no trânsito durante o trajeto. Mas poder resolver a maioria dessas pendências online, sem sair do lugar, é uma realidade cada vez mais próxima. No ambiente corporativo, assinar digitalmente já é uma prática comum e até mesmo obrigatória, em alguns casos. Para o cidadão comum não há obrigatoriedade, mas caminhos mais simples para resolver tarefas consideradas desgastantes. A ferramenta é a mesma: o certificado digital.

Nas versões e-CPF ou e-CNPJ, o certificado corresponde aos documentos oficiais do cidadão ou da empresa, em versão eletrônica. E se difere de outras formas de assinatura eletrônica por assegurar validade jurídica aos documentos em que se aplica. Antes de saber como a ferramenta funciona, porém, é preciso entender que toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

As senhas utilizadas para acessar plataformas online, por exemplo, são consideradas assinaturas eletrônicas. Há também a assinatura digitalizada, que é a reprodução da assinatura escrita à mão, transformada em arquivo digital (imagem) por um scanner. Esse formato, porém, pode não ser aceito juridicamente. A assinatura digital, propriamente dita, é formada por algoritmos de criptografia assimétrica, que garantem segurança à autoria e não repúdio da assinatura e a integridade do documento.

Além de poder assinar a distância, o certificado digital garante segurança em qualquer transação feita pela internet. Comprar online com ele, por exemplo, significa garantir que suas informações pessoais e financeiras não possam ser interceptadas por hackers. Também é possível facilitar a transmissão do Imposto de Renda à Receita Federal, solicitar a CNH digital totalmente online, sem ter que se dirigir a uma unidade do Departamento Nacional de Trânsito (Denatran), e até transferir um veículo. O antigo proprietário poderá comunicar a venda de forma online sem ter que comparecer aos postos físicos dos órgãos de trânsito. Ou seja, de forma geral, a ferramenta permite acessar portais públicos e privados com segurança e autenticidade.

Para empresas, o certificado não é mais somente um recurso, mas uma obrigatoriedade. Para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, transmissão de declarações, envio de informações trabalhistas ou qualquer outro contato com a Receita Federal, o acesso é feito, atualmente, somente pelo e-CAC, o portal online da instituição. "Com a implantação do e-social, todas as empresas passaram a necessitar do certificado digital para envio de informações, mesmo que cadastrais. Somente os microempresários individuais estão dispensados, desde que não emitam nota fiscal eletrônica e que não possuam empregados", explica Abdeel Patini, diretor do grupo Patini, que administra condomínios.

A utilização do e-CPF por profissionais liberais, como advogados e médicos, também pode ser fundamental para garantir o acesso a órgãos públicos específicos. E a tendência, segundo a especialista Natacha Colombo, proprietária da Segura Certificação Digital, é que a obrigatoriedade alcance todos os campos, na medida em que os processos públicos e privados migrem para o virtual. "O Instituto de Tecnologia da Informação (ITI) já informou que pretende massificar as emissões dos documentos digitais, através de novos procedimentos que necessitarão deles. Dois exemplos são os laudos médicos online, que exigirão que o médico tenha seu e-CPF, e a Junta Comercial online, que vai exigir o documento para acesso. Assim, se várias pessoas se juntarem para abrir uma empresa, cada uma delas terá que ter seu próprio certificado digital", afirma.

O advogado Adilson Lopes Teixeira usa o certificado digital para assinar documentos como termos de parcelamentos, recibos, petições eletrônicas e para ter acesso à Receita Federal e outros sites que exigem ou solicitam assinatura digital. "O documento digital tem me ajudado a agilizar o dia a dia profissional, pois há algum tempo, para enviar determinado documento por e-mail, eu teria que imprimir, assinar, digitalizar e só depois enviá-lo. Agora, assim que o confecciono, já o transformo em arquivo PDF, assino e envio direto. Assim economizo tempo e dinheiro".

Dependendo do fluxo de trabalho, o advogado calcula que, com o documento digital, economiza cerca de uma a duas horas por dia, o equivalente a meio dia por semana ou mais. "Em valores, economizo principalmente com folhas de papel, energia elétrica e combustível. Nos dias atuais, com certeza é uma ferramenta essencial, tanto quanto o WhatsApp, e-mail e outros. Penso ser difícil desenvolver o trabalho com agilidade sem o certificado digital", ressalta.

 

A regulamentação da tecnologia de assinaturas digitais faz parte de um conjunto de normas do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITS), por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. Com todo esse respaldo, a emissão do certificado digital é realizada por uma Autoridade Certificadora (AC).

A assinatura digital é baseada em criptografia, que emprega algoritmos complexos e combina chaves públicas e privadas. Cada assinatura é associada a uma chave pública emitida por uma AC licenciada. Para assinar digitalmente um documento é necessário possuir um certificado digital contendo a chave pública com validade de expiração, garantindo que nenhuma combinação se repita. Resumindo, a chave privada gera a assinatura e identifica o autor. O arquivo acompanha a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

Como qualquer documento, o certificado digital possui prazo de validade, que quando atingido deve ser renovado. Existem dois tipos de e-CPF, sendo as versões A1, cujo arquivo digital fica instalado em um computador e tem um ano de validade, e A3, sendo o arquivo instalado em mídia (cartão ou token), com validade de um a três anos. "Em determinadas situações, a Pessoa Física ou Jurídica pode outorgar poderes ao contador que possua o certificado digital, ou seja, utiliza-se o certificado digital do contador para serviços da pessoa/empresa", acrescenta Patini.

Crescimento

Com a tendência de digitalizar processos, tanto em órgãos públicos como privados, os certificados digitais serão cada vez mais necessários. De maio de 2018 a abril de 2019, foram emitidos 4.847.193 certificados digitais no padrão ICP-Brasil, um crescimento de 29,32% em relação ao mesmo período entre 2017 e 2018, quando o número de emissões foi de 3.748.156.

Também houve aumento na comparação entre as emissões acumuladas neste ano. Até abril de 2019, foram emitidos 1.713.767 certificados, enquanto que de janeiro a abril de 2018 foram 1.282.989, resultando em um aumento de 35,6%. "A projeção é que esse número triplique já nos próximos anos, conforme a popularização do certificado digital e o surgimento de novas obrigações mensais ou até diárias", finaliza Natacha.

Além do recurso de assinatura digital, os escritórios de advocacia estão utilizando softwares e inteligência artificial para aumentar a produtividade e eliminar trabalhos repetitivos. Em alguns casos, os processos são analisados por robôs, que fazem petições e aceleram contratos com uma velocidade maior que uma pessoa.

Para Adriana Cansian, advogada especialista em direito digital, o meio jurídico tem se beneficiado muito da tecnologia, principalmente para a realização de pesquisas. "Inclusive aquelas que dizem respeito às decisões de tribunais superiores para a fundamentação das peças jurídicas, como também em tarefas, como peticionamento e acompanhamento de processos", acrescenta.

No escritório do advogado Henry Atique, é utilizado um software jurídico inteligente chamado Legal One, uma solução tecnológica online para otimização de operações. Segundo Henry, o software permite que o profissional faça o controle dos processos, busque informação sobre as partes envolvidas, acesse atos processuais, gráficos sobre atuação no processo, entre outros recursos.

"Ele tem várias formas de gerenciamento de escritórios de advocacia, é um instrumento de gestão jurídico estratégico", disse Henry. Segundo ele, a principal vantagem da ferramenta é que ele consegue otimizar toda sua rotina. "A gente consegue ter uma visão maior do escritório como um todo, fazendo uma gestão mais eficiente e ajudando na atuação da estratégia que vamos desenvolver no processo ou até para editar processos", explica.

Assim, a tecnologia tornou os processos jurídicos mais simples e eliminou barreiras. "Dentro do nosso ramo, a digitalização do processo talvez tenha sido a coisa mais incrível que aconteceu. Antes, para atuar em um processo no Amazonas, era preciso estar lá. Hoje posso atuar em qualquer processo no Brasil mesmo estando fora do País", disse o advogado.

(Colaborou Luciano Ramos)