Diário da Região

04/08/2018 - 00h30min

Automação contábil

Escritórios de contabilidade agora têm versão digital

Ferramenta que promete reduzir gastos dos empresários e facilitar a gestão de documentos e a rotina de processos burocráticos

Vitor de Araújo destaca que dados apurados precisam ser fidedignos
Vitor de Araújo destaca que dados apurados precisam ser fidedignos

A automação tem crescido em todas as áreas e facilitado muito a rotina de quem lida, especialmente, com processos burocráticos, como é o caso do setor de contabilidade. Hoje em dia, os escritórios digitais são uma realidade e tem muita gente se rendendo a esse sistema em função da agilidade e redução dos custos.

O controle e a gestão de documentos de uma maneira mais precisa e eficiente são possíveis devido a ferramentas tecnológicas como softwares, que trazem novas maneiras de organização para as principais demandas da área, como a emissão de notas fiscais eletrônicas. Essas ferramentas nada mais são do que programas responsáveis pela área contábil de uma empresa ou mesmo um complemento ao trabalho do contador.

Outra questão que faz com que a utilização desses programas se mostre importante é o uso de tecnologia de ponta nos setores públicos, como na Receita Federal - que agora dispõe de inteligência artificial para controles fiscais -, e a obrigação do Sped Fiscal.

Com isso, as empresas precisam investir em recursos que garantam que os dados apurados sejam fidedignos. "Só assim as companhias conseguirão cumprir as exigências fiscais e evitarão o dolo que causaria possíveis penalizações e multas", diz Vitor de Araújo, cofundador e diretor de marketing da startup Arquivei, que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações de notas fiscais.

O valor de investimento nessas ferramentas parte de R$ 29,90 por mês, sendo que se trata de um modelo de assinatura, e o perfil dos usuários é variado, desde contadores, até grandes empresas.

Geralmente, o sistema on-line é conectado à Secretaria da Fazenda e a prefeituras, recebendo e gerenciando as notas fiscais de forma automática, oferecendo uma série de funcionalidades e gerando inteligência de negócio em cima da análise desses documentos. "Ele permite consultar NFes, baixar em formato XML sem a necessidade de chave de acesso do DANFe on-line e armazenar esse e outros documentos fiscais, como NFSe, NFCe e CTe momentos após serem emitidos", explica Araújo.

Marcelo Lombardo é CEO da Omie, empresa que fornece esse tipo de serviço desde 2013. Segundo ele, a procura cresceu nos últimos anos e, de olho nesse movimento, eles lançaram um sistema de franquias que hoje ultrapassa a marca de cem unidades no Brasil, conectadas a mais de 10 mil escritórios. "Nós criamos o termo contabilidade digital, pois temos uma área destinada especialmente ao contador, que elimina a necessidade de utilizar papéis".

Nesse sistema de gestão na nuvem, são abrangidas todas as áreas principais de uma empresa, como CRM (plataforma on-line), emissão de notas, finanças e estoques, integrando todas as informações com o contador.

Contador faz opção pelo tradicional e virtual

O contador e analista contábil Eduardo Ferrari da Silva trabalha no sistema tradicional, ou seja, com atendimento presencial, mas acredita que a tecnologia será o futuro da atividade contábil, com um potencial enorme e ainda pouco explorado. "Contudo, antes de contratar um serviço de contabilidade digital, é necessário avaliar se este corresponderá às suas necessidades", pontua.

O profissional revela que o atendimento presencial visa o contato entre contador e empresário e o famoso 'olho no olho', mas que se prepara para, em breve, oferecer a ferramenta digital aos seus clientes e ampliar a sua atuação.

Mesmo sendo empresário do setor de análise de sistemas, Paulo Scarpelini Neto utiliza o modelo convencional de contabilidade, que o atende tanto na parte contábil, quanto na de recursos humanos. Para ele, a desvantagem de uma plataforma digital é que ela não permite a personalização dos problemas. "Aparentemente, a ideia do digital otimiza alguns procedimentos, mas limita a análise de questões específicas que uma empresa pode ter e que podem não ser contempladas pelo sistema", comenta.

Saiba mais

Prós

  • Ter uma gestão de documentos mais eficiente
  • Redução de custos operacionais
  • Otimizar o tempo de trabalho de capital humano/equipe
  • Maior autonomia ao contador
  • Segurança fiscal - identificação de notas frias e cumprimento das obrigações fiscais

Contras

  • Possível dificuldade de profissionais com novas tecnologias
  • Se existe uma solução antiga instalada nos computadores, a migração pode levar tempo e exige muito cuidado
  • Avalie as condições de saída da atual solução que a empresa usa para uma nova
  • Teste bastante, principalmente com as rotinas mais importantes, como a possível nova ferramenta vai 'performar'.

Conheça alguns softwares de contabilidade

Arquivei

Consulta, faz download e armazena automaticamente as notas fiscais diretamente da Secretaria da Fazenda e das prefeituras emitidas contra um CNPJ. Proporciona segurança fiscal e facilidade para o contador e para o departamento contábil. Pode ser um aliado para a empresa ou para o profissional que busca uma ferramenta na consulta de notas fiscais. Permite consultar NFes, baixar em formato XML sem a necessidade de chave de acesso do DANFeonline e armazenar esse e outros documentos fiscais, como NFSe, NFCe e CTe momentos após a emissão

ContaAzul

Sistema de gestão financeira bastante amplo, o software de emissão de NFe traz facilidade e rapidez na emissão, integração ao sistema de vendas, cobrança e fluxo de caixa. De maneira simples, facilita, ainda, a importação de dados do certificado digital

Nfe.io

Mantém banco de dados das notas fiscais emitidas e possibilita acompanhar a evolução das vendas, além de permitir o cadastramento de várias empresas. Esse software conta com interface de integração em ambiente de desenvolvimento e apresenta outras funcionalidades, como o acesso a dados de pessoas jurídicas diretamente na Receita Federal

Infogr.am

Essa ferramenta traduz números em gráficos de forma bastante fácil. Pode criar mais de 30 tipos de gráficos de maneira estilizada e de fácil entendimento. Também faz a integração com outras ferramentas do Google Sheets, por exemplo, facilitando a importação de dados

e-Contab

Utiliza sistemas contábeis no formato de módulos. Portanto, as vendas dos sistemas são feitas separadamente. O contador pode escolher, por exemplo, entre software para emissão de notas fiscais ou controle patrimonial. Disponibiliza informações fiscais, contábeis e tributárias, entre outros

Prover VNext

O aplicativo Prover VNext, da Comp Line, conta com modelos de documentos para a área contábil. O App, que permite o gerenciamento completo de arquivos e documentos diretamente na nuvem, foi desenvolvido com o objetivo de otimizar rotinas administrativas e facilitar o manuseio de novos contratos

Fonte: Seven Public Relations

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